Cómo organizar eventos de manera exitosa 

28 08 2006

eventos.jpgLa organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus obejetivos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1º Debemos definirir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil.

2º Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento.

3º Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización.

4º Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés al evento.

5º Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas.

6º Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo.

7º Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector.

8º Definir el programa, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.

9º Selección de los proveedores, qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo y para evitar riesgos.

10º Búsqueda y selección del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad.

11º Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa, todo.

12º Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.

13º El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito.

14º Análisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.

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11 responses to “Cómo organizar eventos de manera exitosa”

24 11 2008
Jonai :
Posted from Spain Spain
Using Firefox 3.0.4 on Windows Vista

Algunos sitios para buscar Hoteles y Alquiler de coches baratos para eventos especiales.

10 02 2010
cecilia :
Posted from United States
Using Internet Explorer 8.0 on Windows XP

Me parece una muy buena guía para llevarla a la practica, sobre todo para quienes tenemos poca experiencia en esto.

23 07 2010
ALEX :
Posted from United States
Using Internet Explorer 8.0 on Windows NT

Me parece un articulo muy acertado, nos define claramente los pasos y puntos mas importantes en la organizacion de eventos….excelente

30 07 2010
NATALIA :
Posted from Colombia Colombia
Using Internet Explorer 8.0 on Windows XP

ESTA SUPER CHEVERE ESTE ARTICULO ME AYUDO BASTANTE PARA UN TRABAJO Y SOBRE TODO SE APRENDIO MUCHAS COSAS DEBIDO A LA BUENA EXPLIACION DE ESTE GRACIAS

30 10 2010
Hector :
Posted from United States
Using Safari 534.7 on MacOS X

Me pareció muy buena la guía y pienso llevarla a la práctica… por otra parte siempre es recomendable contar una herramienta que te haga las cosas más fáciles… yo uso un sitio web, http://confirmame.com, muy completo y práctico que te permite organizar cualquier tipo de eventos, manejar listas de invitados etc etc etc. Lo bueno también es que la información se mantiene dentro del ámbito de cada evento.

Espero que les sea útil.
Saludos.

10 12 2010
Ester Celina Palacio :
Posted from United States
Using Internet Explorer 8.0 on Windows XP

Me gusto mucho el horden en que plantean los eventos lo pienso aplicar en futuros programas.

26 12 2010
yesica :
Posted from United States
Using Internet Explorer 8.0 on Windows Vista

muy buena

27 07 2011
Patsy H. :
Posted from Guatemala Guatemala
Using Safari 534.30 on MacOS X

le doy 5 estrellas, gracias me sirvio de muchisimo.

24 09 2011
hafid llontop lucero :
Posted from United States
Using Internet Explorer 9.0 on Windows NT

Es el mejor articulo que que visto en el tiempo que llevo en este negocio de la organizacion de eventos. lo recomeindo les aclarara todas las ideas o las nociones que uno tiene que manejar para este negocio.

11 10 2011
Great Occasions Guatemala :
Posted from United States
Using Firefox 3.6.23 on Windows NT

Gracias por la información, realmente es un proceso complicado organizar eventos y siempre vale la pena seguir aprendiendo sobre como mejorar el servicio a los clientes.

Saludos cordiales =)

17 07 2013
Jorge Enrique Rendon Rendon :
Posted from Spain Spain
Using Safari 537.36 on MacOS X

De verdad Gina, me ha servido muchisimo por que sabia muy poco de estos proyectos, y con esto me ilustre muchisimo, ya que voy a empesar un programa de aerobicos y administractivamente estoy MAL. Gracias.

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