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La organizaci\u00f3n de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con \u00e9l y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y\/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus obejetivos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:<\/p>\n
1\u00ba Debemos definirir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cu\u00e1l es nuestra meta, qu\u00e9 deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea \u00fatil.<\/p>\n
2\u00ba Determinar nuestro p\u00fablico objetivo, hacia qui\u00e9n estar\u00e1 orientado nuestro evento.<\/p>\n
3\u00ba Conocer el presupuesto del que disponemos para su realizaci\u00f3n.<\/p>\n
4\u00ba Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qu\u00e9 asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La uni\u00f3n de estos aspectos generar\u00e1n atractivo e inter\u00e9s al evento.<\/p>\n
5\u00ba Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas.<\/p>\n
6\u00ba Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo.<\/p>\n
7\u00ba Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicaci\u00f3n. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gust\u00f3 de otros eventos adapt\u00e1ndolo a nuestra empresa y su sector.<\/p>\n
8\u00ba Definir el programa, el c\u00f3mo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.<\/p>\n
9\u00ba Selecci\u00f3n de los proveedores, qu\u00e9 tipos de proveedores buscamos, sus caracter\u00edsticas, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una m\u00e1xima calidad de trabajo y para evitar riesgos.<\/p>\n
10\u00ba B\u00fasqueda y selecci\u00f3n del lugar donde se llevar\u00e1 a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad.<\/p>\n
11\u00ba Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atenci\u00f3n y el p\u00fablico acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electr\u00f3nico, marketing directo personalizado, relaciones p\u00fablicas, colaboraciones con medios de comunicaci\u00f3n (radio, TV, peri\u00f3dicos), los socios de la empresa, todo.<\/p>\n
12\u00ba Planificar y determinar la jerarqu\u00eda del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.<\/p>\n
13\u00ba El gran d\u00eda, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinaci\u00f3n del equipo, etc. y as\u00ed asegurarnos que todo el evento se celebre con \u00e9xito.<\/p>\n
14\u00ba An\u00e1lisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cu\u00e1ntos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cu\u00e1nto tiempo ha dedicado cada medio de comunicaci\u00f3n a nuestro evento, calcular el n\u00famero de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y as\u00ed poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo. <\/p>\n
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